Guía completa del pago de utilidades para exempleados

El pago de utilidades para exempleados es una de esas dudas recurrentes que todo jefe, patrón o dueño de negocio en México enfrenta cada año. La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) es un derecho constitucional, pero ¿qué sucede cuando el colaborador ya no forma parte de tu equipo?

La respuesta corta es: sí, en muchos casos, conservan su derecho a recibir esta prestación.

Ignorar esta obligación puede derivar en sanciones y conflictos laborales que nadie desea. Por eso, hemos creado esta guía definitiva para que entiendas a fondo cómo funciona el proceso, quiénes son elegibles y cómo realizar el cálculo de manera correcta y apegada a la ley.

Así, podrás gestionar este proceso con total seguridad y transparencia.

¿Qué es el reparto de utilidades (PTU) en México?

Antes de entrar en materia con los exempleados, recordemos rápidamente qué es la PTU.

Se trata de un derecho laboral, establecido en el artículo 123 de la Constitución y regulado por la Ley Federal del Trabajo (LFT), que obliga a las empresas a repartir una porción de las ganancias que generaron durante el año fiscal anterior entre sus trabajadores.

Punto clave: El porcentaje a repartir es el 10% de la renta gravable de la empresa. Es decir, sobre la utilidad fiscal que la compañía declara ante el SAT, no sobre la utilidad neta contable.

Este mecanismo busca reconocer la contribución de los trabajadores al éxito y la productividad de la empresa, creando un ambiente de mayor justicia económica.

Derechos laborales de ex-trabajadores: ¿Tienen derecho a utilidades?

Aquí está el núcleo de la cuestión. La Ley Federal del Trabajo es muy clara al respecto: el derecho a recibir utilidades no se pierde por el simple hecho de haber terminado la relación laboral. Sin embargo, no todos los excolaboradores califican.

¿Qué exempleados SÍ tienen derecho al pago de utilidades?

Para que un extrabajador tenga derecho a recibir parte de las utilidades de la empresa, debe cumplir con una condición fundamental: haber trabajado al menos 60 días durante el año fiscal correspondiente.

Este es el requisito principal. No importa si fueron 60 días continuos o intermitentes a lo largo del año. Si un exempleado cumple con este mínimo, adquiere el derecho a participar en el reparto, sin importar el motivo de su salida (renuncia voluntaria o despido).

Por ejemplo: Si estás calculando la PTU de 2024 (que se paga en 2025), cualquier empleado que haya trabajado para ti al menos 60 días durante 2024 tiene derecho a recibir su parte, aunque ya no labore en tu empresa en 2025.

¿Qué personas NO tienen derecho a recibir utilidades?

La ley también especifica quiénes están excluidos de este derecho, tanto para empleados activos como para exempleados. Es importante que como empleador los identifiques para evitar confusiones:

• Directores, Administradores y Gerentes Generales: Por su posición de liderazgo y toma de decisiones, no participan en el reparto.
• Socios y accionistas: Ellos reciben dividendos, no utilidades como los trabajadores.
• Trabajadores eventuales con menos de 60 días laborados: Si no alcanzaron el mínimo de días, quedan fuera.
• Profesionales, técnicos y otros que presten servicios por honorarios: Al no existir una relación de trabajo subordinada, no son considerados para la PTU.
• Trabajadores domésticos.

El proceso del pago de utilidades para ex empleados

Ahora que sabes quiénes califican, veamos el proceso paso a paso. Gestionarlo correctamente es crucial para demostrar tu cumplimiento como patrón.

Paso 1: La obligación de notificar al exempleado

Como empresa, tienes la responsabilidad de comunicar a tus exempleados que tienen derecho a cobrar sus utilidades. La ley no especifica un único método, por lo que puedes hacerlo a través de:

• Comunicación por escrito: Una carta enviada a su último domicilio registrado.
• Medios electrónicos: Un correo electrónico es una opción válida y rastreable.
• Llamada telefónica.

Buena práctica: El mejor momento para informar sobre este derecho es durante el proceso de baja o finiquito.

Puedes incluir una cláusula en la carta de renuncia o liquidación donde el exempleado se da por enterado de que será contactado si le corresponde PTU y se le solicita mantener sus datos de contacto actualizados.

Paso 2: Plazos y fechas clave para el pago

El reparto de utilidades tiene fechas bien definidas. Para los empleados activos, el pago debe realizarse:

• Del 1 de abril al 30 de mayo para empresas (personas morales).
• Del 1 de mayo al 29 de junio para patrones (personas físicas).

Para los exempleados, el plazo para reclamar es más amplio. Tienen un año completo a partir del día siguiente a la fecha límite de pago para solicitar su parte.

¿Qué pasa con las utilidades atrasadas de exempleados?

Este punto genera muchas dudas. Si un exempleado no se presenta a cobrar sus utilidades dentro del año que tiene por derecho, pierde su derecho a reclamarlas.

Pero, ¿qué pasa con ese dinero? La empresa no puede conservarlo. La ley estipula que cualquier monto de PTU no reclamado debe sumarse a la bolsa de utilidades a repartir en el siguiente ejercicio fiscal.

Este hecho resalta la importancia de que los excolaboradores reclamen este beneficio, ya que representa un ingreso valioso que puede marcar una diferencia en su estabilidad.

Una excelente manera de aprovecharlo es integrándolo en un presupuesto personal, lo que les permitirá planificar y alcanzar sus metas financieras.

Por ello, es fundamental que documentes todos tus intentos de contactar al extrabajador como prueba de tu debida diligencia.

Cálculo de utilidades México: ¿Cómo se determina el monto para un exempleado?

El cálculo de utilidades en México es exactamente el mismo para trabajadores activos y para ex-empleados. El monto total del 10% de la utilidad fiscal se divide en dos partes iguales, y cada una se reparte de forma distinta.

Veámoslo con un ejemplo sencillo. Supongamos que tu empresa repartirá $100,000 MXN de PTU.

Primera mitad: Reparto por días trabajados ($50,000)

La primera mitad se reparte en función de los días que cada trabajador laboró durante el año fiscal, incluyendo incapacidades por maternidad y riesgos de trabajo.

1. Suma los días trabajados por TODOS los empleados con derecho (activos y exempleados).
   • Ejemplo: Empleado A (activo): 365 días. Empleado B (activo): 300 días. Empleado C (ex-empleado): 90 días. Total: 755 días.
2. Calcula el factor por día: Divide los $50,000 entre el total de días.
   • Ejemplo: $50,000 / 755 = $66.22 por día trabajado.
3. Calcula el monto para cada uno: Multiplica el factor por los días que cada uno trabajó.
   • Empleado A: $66.22 * 365 = $24,170.30
   • Empleado B: $66.22 * 300 = $19,866.00
   • Empleado C (ex-empleado): $66.22 * 90 = $5,959.80

Segunda mitad: Reparto por salario percibido ($50,000)

La segunda mitad se distribuye de acuerdo al salario anual que cada trabajador recibió. Ojo: solo se considera el salario cuota diaria, sin incluir otros ingresos como tiempo extra o bonos.

1. Suma los salarios anuales de TODOS los empleados con derecho.
   • Ejemplo: Empleado A: $180,000. Empleado B: $150,000. Empleado C (exempleado): $40,000. Total: $370,000.
2. Calcula el factor por salario: Divide los $50,000 entre el total de salarios.
   • Ejemplo: $50,000 / $370,000 = 0.1351.
3. Calcula el monto para cada uno: Multiplica el factor por el salario anual de cada uno.
   • Empleado A: 0.1351 * $180,000 = $24,318.00
   • Empleado B: 0.1351 * $150,000 = $20,265.00
   • Empleado C (ex-empleado): 0.1351 * $40,000 = $5,404.00

Total a recibir por el exempleado

Finalmente, solo suma los dos montos obtenidos.

• Total para el Empleado C (exempleado): $5,959.80 (por días) + $5,404.00 (por salario) = $11,363.80

Este ingreso extra, producto del reparto de utilidades, puede ser una excelente oportunidad para que tus excolaboradores mejoren su salud financiera. Una buena práctica es destinarlo a la creación de un colchón de seguridad.

Si buscas ofrecer un consejo de valor, puedes orientarlos a aprender más sobre la importancia de construir un fondo de emergencia, una herramienta clave para enfrentar imprevistos sin afectar su estabilidad económica.

Conclusión

En definitiva, gestionar correctamente el pago de utilidades para ex empleados es una parte fundamental de tus responsabilidades como patrón.

Más allá de ser una simple formalidad, esta acción refleja tu compromiso con los derechos laborales de quienes contribuyeron al éxito de tu negocio, incluso si ya no forman parte de tu equipo.

Por lo tanto, es crucial recordar la regla de oro: si un colaborador trabajó al menos 60 días, casi con seguridad conserva su derecho a esta prestación. Además, una gestión proactiva, que incluye notificarles y documentar todo el proceso, te ahorrará futuros dolores de cabeza y posibles sanciones.

Finalmente, ten presente que las utilidades no reclamadas no son un ingreso extra para la empresa; por ley, debes sumarlas al reparto del siguiente año, cerrando así el ciclo de forma transparente y justa.

Preguntas frecuentes (FAQ)